一、方案背景
企业传统车辆管理存在派车流程繁琐、用车记录混乱、费用核算不清、维保提醒滞后等痛点，尤其在多项目用车调度、外勤用车合规管控场景下，易出现公车私用、调度低效、成本失控等问题。
常安云管家依托 SaaS 模式，打造车辆全生命周期数字化管理体系，覆盖用车申请 - 审批 - 调度 - 归还 - 维保 - 费用核算全流程，适配企业行政用车、项目外勤用车等多场景需求。
二、核心目标
1. 高效调度：实现车辆与司机资源最优匹配，减少用车等待时长
2. 合规管控：用车全流程留痕，杜绝公车私用，满足审计与管理要求
3. 降本增效：精准核算用车成本，智能提醒维保，降低车辆运维支出
4. 便捷操作：移动端扫码即可完成用车申请、审批、交接，提升员工体验
三、核心功能
1. 模板化用车申请
- 内置行政通勤、项目外勤、应急抢修等用车模板，一键填写目的地、用车时长、随行人员等信息
- 关联项目工单，支持项目用车费用自动归集至对应项目成本
2. 智能化审批调度
- 自定义审批节点，支持部门负责人、行政主管多级审批，超时自动预警
- 系统自动匹配可用车辆与司机，支持跨部门车辆调度，避免资源闲置
3. 扫码式交接归还
- 车辆生成专属二维码，用车人扫码确认取车，自动记录取车时间、里程数
- 归还时扫码上传车况照片、里程数，系统自动生成交接记录，责任清晰可溯
4. 全周期维保管理
- 自动记录车辆保养周期、保险到期日、年检时间，到期智能提醒
- 维保工单一键发起，关联维修厂、费用金额，维修记录自动归档
5. 数据化费用核算
- 自动统计油费、过路费、维修费、停车费等支出，支持按部门/项目维度核算
- 生成车辆成本分析报表，助力管理决策优化
6. 系统化数据融合
- 对接企业 OA、财务、项目管理系统，用车费用自动同步至财务报销流程
- 支持数据一键导出，满足合规存档与审计检查需求
四、适配场景
1. 行政日常用车：员工通勤、公务外出、会务接待等用车申请与调度
2. 项目外勤用车：项目现场巡检、物资运输、应急抢修等专项用车管理
3. 车辆运维管理：保养提醒、保险年检、维修记录全流程跟踪
4. 费用合规管控：用车费用核算、报销审核、成本分析与审计追溯
五、实施与价值
1. 快速部署：SaaS 模式免硬件投入，快速完成模板配置与流程搭建
2. 降本增效：车辆调度效率提升 50%，用车等待时长缩短 60%，运维成本降低 20%
3. 合规可控：用车全流程操作留痕，杜绝公车私用，满足企业内控与审计要求
4. 数据驱动：基于用车数据报表，精准优化车辆配置与调度策略，提升资源利用率
六、操作流程（简易版）
1. 管理员登录平台，配置用车审批流程、车辆信息与司机档案
2. 员工选择用车模板，填写需求发起申请，系统自动推送至审批人
3. 审批通过后，系统匹配可用车辆，用车人扫码取车，记录取车信息
4. 用车完成后扫码归还，上传车况与里程数，生成交接记录
5. 管理员通过数据看板查看车辆使用频次、成本支出，优化管理策略
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